O armazenamento de dados e documentos de ex-empregados: breves considerações com base na LGPD

A prática de armazenamento de dados e documentos gerados no curso de um contrato de trabalho, mesmo após o término da relação empregatícia, sempre foi recomendada às empresas como meio de resguardo em fiscalizações e em eventuais ações trabalhistas ajuizadas por ex-empregados. Documentos como cartões de ponto, contracheques, dentre outros, se existentes e apresentados, podem demonstrar o correto pagamento das verbas postuladas, afastando condenações judiciais e multas administrativas que muitas vezes podem ter valores elevadíssimos.

A rigor, essa prática empresarial de armazenamento dos dados e documentos de ex-empregados tende a observar o período de 2 anos após o término do contrato (observada a projeção do aviso prévio), por se tratar de tempo máximo em que um ex-empregado pode ajuizar reclamações trabalhistas (prescrição bienal), salvo algumas exceções que veremos mais abaixo, e cobrar valores até 5 anos retroagidos da data em que ajuizar a ação (prescrição quinquenal).

Contudo, com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018), em 18/09/2020, muitas novidades surgiram, principalmente para os empregadores, que passaram a questionar: “Posso manter armazenados os dados pessoais/documentos de ex-empregados? Até quando?”. São dúvidas importantes porque a LGPD se aplica às relações de emprego e seu descumprimento por atrair a aplicação de multas que poderão ser exigidas a partir de 1º de agosto de 2021¹. Assim, antes de tudo, cumpre destacar que a LGPD não inova nesse sentido e não especifica prazo para tanto. Todavia, cabem alguns destaques que podem elucidar tais dúvidas.

A empresa, ao tratar e armazenar os dados de empregados e ex-empregados, deve observar a boa-fé, a finalidade e adequação. Isto é, o tratamento e armazenamento deve atender a fins legítimos, específicos e claros, que devem ser informados aos seus titulares. No caso de o titular ainda ser empregado da empresa, essa finalidade decorre justamente do próprio contrato de trabalho vigente.

Já para o caso de ex-empregado, poderia se ter o entendimento de que o término do tratamento e armazenamento de dados e documentos decorreria justamente do término do próprio contrato de trabalho, ocasião em que o empregador poderia se desfazer daqueles e o próprio ex-empregado poderia solicitar que fossem eles apagados, excluídos ou destruídos. Correto?

A resposta certamente é não.

Não porque, conforme mencionado no 1º parágrafo deste texto, às empresas sempre coube adotar uma postura defensiva. Essa postura encontra base na LGPD, que autoriza a conservação desses dados mesmo após o término do seu tratamento, isto é, do encerramento do contrato de trabalho, para o cumprimento de obrigações legais².

Portanto, uma vez encerrado o vínculo empregatício, a empresa não só pode, como deve, manter em seus arquivos físicos e/ou digitais dados e documentos de ex-empregados, cabendo a ela recusar eventuais pedidos de eliminação por parte desses. Obviamente, eles devem ser mantidos tão somente para a finalidade que se propõe, isto é, ao resguardo legal e judicial já mencionado.

Os lapsos de tempo de 2 e 5 anos mencionados no 2º parágrafo deste texto são períodos mínimos que devem ser observados, pois há situações trabalhistas onde as prescrições referidas estão suspensas ou impedidas de ocorrer³, como por exemplo: 1) o falecimento de trabalhador e existência de herdeiros menores de 16 anos, por exemplo; 2) o caso do trabalhador menor de 18 anos; 3) casos de doenças ocupacionais que podem se manifestar após esses períodos de tempo, notadamente quando suspenso o contrato por benefício previdenciário, ocasião em que o prazo prescricional iniciará após a ciência inequívoca do trabalhador considerada como sendo a data da alta previdenciária ou da concessão da aposentadoria por invalidez; 4) casos de pedidos de reconhecimento de vínculos de emprego, que não prescrevem.

São situações peculiares que não raras vezes são ocorrem na Justiça do Trabalho, devendo as empresas manterem-se atentas. Logo, a depender de cada caso e das possibilidades de cada empresa, notadamente em razão de arquivo em meio digital, esses dados/documentos devem ser armazenados por período superior aos períodos apontados ou até de forma indeterminada, considerando a possibilidade de ocorrerem as quatro situações referidas acima, de modo a resguardá-las legal e judicialmente.

 

Caio César Ramos dos Santos

Advogado trabalhista no escritório Gomes Coelho & Bordin Sociedade de Advogados, Mestrando em Direito do Trabalho na Universidade de Lisboa, Portugal e pós graduado em Direito Processual Civil, Constitucional, Trabalhista e Penal na Faculdade Maurício de Nassau.


¹ Contudo, destaca-se que há Projeto de Lei (PL nº 500/2021), de autoria do Deputado Federal Eduardo Bismarck (PDT-CE), que propõe a alteração da vigência das multas a partir de 1º de janeiro de 2022.

² Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades: I – cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador.

³ SILVA, Fabrício Lima; PINHEIRO, Iuri; BONFIM, Vólia. Manual do Compliance Trabalhista: teoria e prática. 2ª ed., ver., atual. e ampl. Salvador: JusPodivm, 2021, p. 754.